Assistant(e) Régional(e) - Auvergne Rhône Alpes et Centre Val de Loire H/F

Dans le cadre des orientations et principes d’action du Secours Catholique, les assistant.e.s régional.e.s assurent, au sein de la Direction de la Coordination des Régions et Délégations (DCRD), des activités essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative en appui des acteurs de l’entité de rattachement, salariés et bénévoles.

Sous la responsabilité hiérarchique du délégué inter-régional Auvergne Rhône Alpes et fonctionnelle du délégué inter-régional Centre Val de Loire, l’assistant.e régional.e, accompagne, prépare, facilite le travail de son responsable hiérarchique, de l’équipe régionale et s’assure du suivi sur ces deux régions. Il/elle assure des activités de secrétariat classique notamment dans le domaine de l’accueil, du recueil et de la diffusion d’informations. Il/elle contribue à l’instauration d’un climat favorable et convivial avec les acteurs de l’entité. Il/elle organise le partage et la remontée d’informations auprès des assistantes des délégations des régions, facilite l’entraide et assure le lien avec les directions du siège national.

Assurer le suivi administratif de la région. Il/elle :

• Appuie le responsable en termes d’organisation, de planification de mise en œuvre des décisions en étant force de propositions. Assure un rôle de veille.
• Organise et assure la communication interne entre les acteurs de l’entité et l’interface avec les autres entités du siège et du réseau : directions, délégations, régions et partenaires
• Gère le courrier et la messagerie électronique des entités
• Élabore, rédige et met en forme des courriers, notes, comptes rendus, procédures administratives, documents de communication sur tout support (ex. rapports ou autres documents de partenaires, dossiers de presse, etc.)
• Organise et veille au classement et à l’archivage papier et informatique.
• Soutien le suivi administratif des subventions.
• Gère les stocks des différents matériels et des outils de communication (commande, réception et dispatching) ainsi que la documentation, les outils liés aux thématiques, les fournitures de bureau…

Contribuer à la coordination et à la gestion des régions. Il/elle :

• Contribue à l’élaboration et au suivi du budget des entités :
• Contribue à l’évaluation des besoins en dépenses de fonctionnement, à la saisie du budget dans APIZ,
• Vérifie et suit les factures, les notes de frais et assure le suivi de la comptabilité régionale
• Veille à la tenue de l’agenda régional, planifie des événements.
• Vérifie et participe à la mise à jour les données des régions, notamment sur les systèmes d’information.
   

Assurer l’organisation des rencontres et évènements. Il/elle :

• Contribue à la réussite des actions, rencontres et événements en assurant la logistique : réservation salle, repas, transports, matériel informatique et vidéo, convocations, etc
• Appuie l'organisation logistique des événements importants de la région (session des homologues, groupes de travail, instances…)
• Assure la coordination logistique avec les groupes régionaux.
• Approvisionne et gère les stocks des matériels nécessaires à ces événements
• Contribue à l’organisation et à la gestion des formations
   

Prendre en charge l’animation du réseau des pairs. Il/elle :

• Assure l'animation du collectif des assistantes des délégations de la région et faire le lien avec les directions du siège qui sont en interactions avec elles. 
• Anime des temps de travail spécifiques liés à la  mission et pilote l’organisation des sessions des salariés administratifs

Autres activités :

• Participation aux réunions et aux travaux de l’équipe des assistantes de la DCRD (en région et au siège)
• Contribution aux projets ou événements nationaux dans le cadre des activités du poste.